Wettelijk gezien moet elk roc per opleiding een Onderwijs- en Examenregeling (OER) vastleggen. Het ontwikkelen van de onderwijs- en examenprogramma’s ten behoeve van de OER is een jaarlijks terugkerend en complex proces waarbij het onderwijs, examencommissies en administratieve afdelingen vaak onder tijdsdruk samenwerken. In deze klantcase vertellen Henk Knevelbaard (informatiemanager) en Anja Meerveld (programmamanager) over hoe binnen Alfa-college de OER en Studiewijzer zijn gedigitaliseerd middels OERknal en FormuLeer en daarmee hun processen zijn versneld en vereenvoudigd.
Binnen Alfa-college was er een handmatig proces met bijbehorende formats om de OER en Studiewijzer voor iedere opleiding jaarlijks op te stellen. De teams deden de (tekstuele) uitwerking, de deelnemersadministratie verzorgde de inrichting in het SiS en de examencommissie was verantwoordelijk voor de controle en accordering van het examenplan.
Henk vertelt: “Het idee was om de productie van de OER verder te standaardiseren. We wilden af van de Word-documenten en het overtypen richting bijvoorbeeld het SiS. We wilden het allemaal makkelijker en digitaal kunnen doen. Onze doelstellingen waren dus: verhoging van de efficiëntie en reductie van foutgevoeligheid.” Anja vult aan: “We wilden uniformiteit en vooral ook inzicht in het proces. We wilden weten hoe ver elk team is met het maken en publiceren van zijn Opleidingswijzer(s). De urgentie werd tevens verhoogd door het feit dat per augustus 2023 de Wet Rechtsbescherming Student is ingevoerd. Hierdoor werd het nog belangrijker dit proces goed te borgen en ervoor te zorgen dat onze huidige én nieuwe studenten alle informatie juist, (vroeg)tijdig en compleet tot hun beschikking hebben.”
Deze doelstellingen werden door Alfa-college gebundeld in de aanbesteding ‘Digitaliseren OER en Studiewijzer’. De opdracht omvatte het beschikbaar stellen, implementeren en onderhouden van een SaaS-applicatie ten behoeve van de studenteninformatie, onderwijs- en examenregelingen (OER) en studiewijzer van het Alfa-college. Eind november 2022 werd deze aanbesteding gegund aan FirstKlas. Met de FirstKlas webapplicaties OERknal en FormuLeer kunnen resultaatstructuren en onderwijsdocumenten, zoals een Opleidingswijzer inclusief examenplan, geautomatiseerd worden gemaakt. Het hele creatieproces wordt begeleid met workflows. Hergebruik van data en eenvoudige invoer in het SiS bieden een betere kwaliteit door het terugbrengen van foutgevoeligheid.
Anja: “Voorafgaand aan de aanbesteding hadden wij een multidisciplinair projectteam gevormd met mensen vanuit communicatie, functioneel beheer en onderwijs en kwaliteitszorg. Samen hebben we gekeken naar ‘Hoe moet die nieuwe Opleidingswijzer eruit gaan zien?’. Wij hadden namelijk twee documenten: een OER en een Studiewijzer. We wilden af van de dubbelingen en dus naar één document met alle informatie. Door deze voorbereiding konden we met het team van Firstklas een vliegende start maken.”
Anja: “FirstKlas is in december 2022 gestart met de technische implementatie. Onze implementatiestrategie was een ‘big bang’. We wilden voor de zomervakantie alle Opleidingswijzers voor cohort 2023-2024 publiceren via de Alfa-college website, zodat alle (toekomstige) studenten hun Opleidingswijzer op dezelfde plek zouden kunnen vinden. Na de technische implementatie is in januari-februari 2023 het systeem functioneel ingericht: workflows bouwen, coderingen invoeren van alle toetsen en onderwijsproducten, enzovoort. Daarna is FirstKlas in maart begonnen met het trainen van 2 pilotteams volgens het train-de-trainer principe. Vanaf april zijn wij Alfa-breed onze eigen teams gaan trainen zodat we ook konden inspelen op wat er speelde. We hebben alle belangrijke actoren in het proces getraind in april. We hebben gekozen voor een hands-on training: een deel theorie maar ook meteen aan de slag in OERknal en FormuLeer. Vanaf mei is iedereen zelf de Opleidingswijzers daadwerkelijk gaan vullen. Uiteindelijk hebben we op 1 juli de eerste Opleidingswijzer gepubliceerd via onze website.”
Na het implementatietraject is er een uitgebreide evaluatie uitgevoerd met alle doelgroepen. Anja legt uit: “We hebben alle gebruikers van OERknal een vragenlijst toegestuurd over zowel het gebruik van de applicatie als de begeleiding vanuit het project en de trainingen. Ook hebben we met een aantal doelgroepen gesprekken gevoerd, zoals met de examensecretarissen en met de adviseurs van Onderwijs en Kwaliteit (O&K). Vragen die we gesteld hebben, zijn: ‘Hoe hebben jullie het ervaren?’, ‘Wat hebben we goed gedaan?’ Wat hadden we anders moeten doen en wat moeten we anders doen in de toekomst?’. Zo borgen we dat wat we nu hebben neergezet volgend jaar weer een stukje beter wordt opgepakt. Het maken en publiceren van de Opleidingswijzers komt ieder jaar terug. De regie op het proces is nu, na de projectfase, belegd bij een procesregieteam onder aansturing van een procesregisseur. Optimalisaties die we opgehaald hebben uit de evaluaties worden door dit procesregieteam opgepakt als continue verbeteracties.”
“We hebben heel erg veel positieve reacties gehoord vanuit het onderwijs en O&K op zowel het eindproduct als de wijze van implementeren.”, geeft Henk aan. “Dit is één van de projecten waar de acceptatie in de organisatie heel erg groot is op dit moment.”
“De meerwaarde zit in het behalen van de projectdoelstellingen; inzicht in het proces verhogen, voldoen aan wet- & regelgeving, foutgevoeligheid verminderen, administratieve last verminderen en hergebruik van informatie. We hebben nu veel meer sturing op het proces." Anja Meerveld, Alfa-college.
De samenwerking tussen Alfa-college en FirstKlas wordt als heel prettig ervaren. Anja: “Jullie waren in de samenwerking heel constructief en meedenkend, het voelde echt als een team. Daarnaast waren jullie ook altijd makkelijk bereikbaar. Zeker als je zo onder tijdsdruk staat, is dat de helft van het werk. Tijdens de implementatieperiode hebben we ook weleens een lastig vraagstuk gehad, maar dat heeft nooit de operationele samenwerking in de weg gestaan.”
Henk vult aan: “Ik vond het heel positief dat de FirstKlas grondhouding tijdens het gehele project te typeren was als ‘Hoe kunnen we jullie wensen en jullie manier van werken zo goed mogelijk ondersteunen?’. Een algeheel compliment voor het meedenken en voor de geleverde knowhow. Je merkt dat er gewoon impliciet veel kennis ligt bij de FirstKlas teamleden, zodat je je ook echt kan focussen op het proces.”
Na het implementatietraject zien de betrokkenen binnen Alfa-college zeker de meerwaarde van OERknal en FormuLeer. Anja: “Die meerwaarde zit in het behalen van de doelstellingen die we voor dit project hadden. Dus; het inzicht in het proces verhogen, voldoen aan wet- en regelgeving, foutgevoeligheid verminderen, administratieve last verminderen en hergebruik van informatie. We hebben veel meer sturing gekregen op het gehele proces. ”
Henk concludeert: “Begin november 2023 hadden we nagenoeg alle summatieve structuren in het SiS staan. Vorig jaar was dat begin februari. Volgend jaar kan dat waarschijnlijk nog makkelijker en sneller dan dit jaar, omdat we tijdens het implementatietraject ook wat hobbels hebben genomen. Het is voor onze organisatie ongekend dat het nu allemaal al klaar staat voor gebruik.”
Bent u op zoek naar een oplossing om het proces van OER creatie en publicatie te vereenvoudigen en te versnellen? Neem contact op met onze onderwijsadviseurs voor een vrijblijvende afspraak.
Het Alfa-college is een christelijk regionaal opleidingencentrum (roc) voor Noord- en Oost-Nederland waar je terechtkunt voor reguliere mbo-opleidingen, bij- en omscholing, educatieve trajecten of bedrijfsopleidingen (op maat). De medewerkers zijn verdeeld over ca. 82 onderwijsteams die in totaal aan ruim 14.500 studenten onderwijs verzorgen.
OERknal is een SaaS applicatie die het ontwikkelen van onderwijs- en examenprogramma’s (toets- en examenstructuren) ten behoeve van de OER ondersteunt, controles uitvoert en het hele proces via workflows in goede banen leidt.
Heeft u een vraag, interesse in een gesprek of vrijblijvend even kennismaken?
De koffie staat klaar en onze collega’s denken graag met u mee. Bel ons, stuur een e-mail of vul het contactformulier in en we nemen snel contact met u op.
