Alle mbo-instellingen zijn wettelijk verplicht om jaarlijks een Onderwijs- en Examenregeling (OER) per opleiding te maken. In feite bevat een OER de onderwijs- en examenprogramma’s van een bepaalde opleiding. Het ontwikkelen hiervan is een complexe activiteit waarbij verschillende betrokkenen zoals onderwijsteams, examenbureaus en administratie vaak onder tijdsdruk nauw samenwerken. In deze klantcase vertellen Riet Austie (teamleider team Informatiemanagement en IT) en Daan Verbeek (adviseur informatiemanagement) over het OER-proces binnen Zadkine en hoe OERknal en FormuLeer nu bijdragen aan de verbetering van de kwaliteit van de onderwijsontwikkeling.
Binnen Zadkine speelde het OER-proces zich voornamelijk af in een deel van de organisatie dat ondersteunend is aan het onderwijs; de examenbureaus. Zij bouwden de structuren in het Studentinformatiesysteem (SiS) en vertaalden de OER’s naar het SiS. Dit gebeurde op vele verschillende manieren, vooral via losse Word- en/of Excelbestanden.
Riet vertelt: “De doelstelling van Zadkine is het verzorgen van kwalitatief goed onderwijs voor onze studenten. Voor het team Informatiemanagement & IT betekent dit een applicatielandschap creëren waarbij je goed kunt sturen op kwaliteitsbewaking. We hebben destijds een extern bureau onderzoek laten doen naar de wijze waarop het onderwijs werkt binnen alle Zadkine Colleges. Hieruit bleek dat elk College eigenlijk zijn eigen methode gebruikte. Dan is het dus lastig de kwaliteit te bewaken en kun je ook niet makkelijk je opleidingswijzers, die ook helder moeten zijn voor de student, op een gestructureerde manier samenstellen. Er was op dat moment al contact met FirstKlas op verschillende plekken in de organisatie. Het leek erop dat OERknal/FormuLeer deze zaken wel zou kunnen faciliteren. Vanuit ons team hebben we toen gekeken of er een match zou kunnen zijn voor heel Zadkine.”
Met de webapplicaties OERknal & FormuLeer kunnen resultaatstructuren en onderwijsdocumenten, zoals een opleidingswijzer en examenplan, geautomatiseerd worden gemaakt. Het hele creatieproces wordt begeleid met workflows. Hergebruik van data en eenvoudige invoer in het SiS bieden een betere kwaliteit door het terugbrengen van foutgevoeligheid.
Om een beter beeld te krijgen van de functionaliteiten van OERknal/FormuLeer en hoe dit paste binnen het applicatielandschap van Zadkine is er toen voor gekozen een Proof of Concept (PoC) uit te voeren met een klein aantal Colleges en met duidelijke opleveringscriteria. De conclusie uit de PoC was dat het gebruik van OERknal/FormuLeer binnen Zadkine leidt tot een verbetering van het voorbereiden van examinering en de informatievoorziening naar studenten. Op basis van deze bevindingen heeft Zadkine besloten OERknal/FormuLeer gefaseerd in te voeren met als uiteindelijk doel de applicaties te ontsluiten voor alle colleges van Zadkine en het Techniek College Rotterdam.
Daan legt uit: “We zijn begonnen met het optekenen van het OER-proces en het bepalen van de procesactoren. We hebben toen gezegd dat het OER-proces terug moet naar waar het hoort; de ‘kerndocenten examinering’. Zij zijn verantwoordelijk voor de examenplannen en dus eigenlijk de OER’s. Daarnaast zijn de ‘kerndocenten onderwijs’ verantwoordelijk voor het ontwikkelen van het onderwijs. En deze teams zijn nu eigenlijk de gebruikers van OERknal/FormuLeer geworden. De kerndocenten examinering voeren de opleidingen in, koppelen examens aan de kerntaken en vullen de bijbehorende toetsinstrumenten. De kerndocenten onderwijs richten zich op het ontwikkelgerichte en formatieve deel. Deze zaken komen op den duur samen in het examenplan en de opleidingswijzer.”
Alle trainingen zijn afgerond en alle 12 colleges van Zadkine gebruiken OERknal/FormuLeer. Het Techniek College Rotterdam is in hun samenwerking met Zadkine meegegaan in de laatste fase van het implementatietraject en ook daar wordt OERknal/FormuLeer nu gebruikt.
Daan geeft aan: “Nu is het zaak om te sturen op het actief vullen van alle opleidingen. Een groot voordeel is dat we nu de mogelijkheid hebben om de voortgang te monitoren op dit proces. We kunnen, dankzij de workflows, zien waar de teams in het proces zijn met het vaststellen van de examens aan de ene kant en de opleidingswijzer aan de andere kant.”
OERknal/FormuLeer biedt de mogelijkheid om de standaard huisstijl centraal en uniform toe te passen in de verschillende onderwijsdocumenten. Daan vertelt: “Tijdens het implementatietraject hebben we een belangrijke slag gemaakt met een nieuwe, centraal vastgestelde opleidingswijzer, met één basis voor heel Zadkine. Het is een heel mooi proces geweest en wij zijn ook erg trots op de uitkomst.”
Riet vult aan: “OERknal/FormuLeer biedt de mogelijkheid om zowel examenplannen als opleidingswijzers op tijd te publiceren in een prachtige lay-out, met de juiste teksten en juridisch correcte informatie. Daarnaast kunnen we nu met OERknal/FormuLeer binnen één onderwijsinstelling meerdere opleidingswijzers gebruiken, helemaal afgestemd op een eigen lay-out en huisstijl. Hierdoor kan Techniek College Rotterdam haar eigen identiteit behouden in hun onderwijsdocumenten”.
“Voor ons als onderwijsinstelling ligt de meerwaarde van OERknal/FormuLeer vooral in het feit dat je veel meer kunt sturen op de kwaliteit van de onderwijsontwikkeling. Daarnaast heb je volledig inzicht in (de voortgang van) het proces." - Riet Austie, Zadkine college.
De samenwerking tussen FirstKlas en Zadkine wordt bestempeld als zeer positief. Daan: “Wat ik echt super vind, en dat kreeg ik ook van andere gebruikers terug, is hoe snel het team van FirstKlas zaken oplost. Het is geweldig hoe issues opgenomen worden in een ontwikkelingssprint en dat het dan in enkele weken opgelost is. Daarnaast is het erg fijn hoe de implementatiebegeleider vanuit FirstKlas meedenkt en hands-on hulp biedt. Vanuit een veranderingsmanagement-modus laat hij de gebruikers omdenken zonder het proces uit het oog te verliezen. Al met al zijn de lijnen met FirstKlas kort en we merken dat we daardoor in het traject heel snel (hebben) kunnen schakelen.”
Er zijn vanuit Zadkine ook zeker nog wensen voor de toekomst. FirstKlas vindt het een mooie uitdaging om hierin mee te denken vanuit het gebruikersoverleg en de processen omtrent OER creatie en publicatie nog verder te stroomlijnen.
Na de Proof of Concept en het implementatietraject zien de betrokkenen binnen Zadkine zeker de meerwaarde van OERknal en FormuLeer.
Daan vertelt: “Ik probeer zaken altijd te benaderen vanuit het studentperspectief. Als nieuwe student wil je graag weten hoe jouw opleiding eruit ziet en wat je kunt verwachten. Maar ook: hoe kun je aan een positief studieadvies komen? Hoe ga je over naar het volgende jaar en wat zijn de stappen die je moet maken die leiden tot een diploma? Dat hadden we in het verleden ook, maar dat was niet zo transparant zoals het nu is dankzij OERknal/FormuLeer. Daarnaast zijn de gebruikers zeer te spreken over het gemak van het gebruik van de applicaties.”
Door de gefaseerde aanpak zijn er verschillende colleges die nu, aan het einde van het implementatietraject, al gedegen ervaring hebben met OERknal/FormuLeer. Riet: “Het onderwijs herkent nu ook zeker de meerwaarde van het kunnen hergebruiken van vorige cohorten in de applicaties voor het volgende studiejaar.”
Riet concludeert: “Voor ons als onderwijsinstelling ligt de meerwaarde van OERknal/FormuLeer vooral in het feit dat je veel meer kunt sturen op de kwaliteit van de onderwijsontwikkeling. Daarnaast heb je volledig inzicht in (de voortgang van) het proces; wie heeft wat gedaan en wat zijn de volgende stappen?”.
Bent u op zoek naar een oplossing om het proces van OER creatie en publicatie te vereenvoudigen en te versnellen? Neem contact met ons op voor een vrijblijvende afspraak.
Zadkine verzorgt 200 mbo-opleidingen voor 13.000 studenten op 12 Colleges in de regio Rotterdam; voltijds, deeltijds, bedrijfstrajecten en ook opleidingen voor volwassenen. Het Techniek College Rotterdam is een samenwerkingsschool van Zadkine en Albeda. Zij verzorgen technisch en technologisch mbo-onderwijs voor 6.800 studenten in de regio Groot-Rijnmond.
OERknal is een SaaS applicatie die het ontwikkelen van onderwijs- en examenprogramma’s (toets- en examenstructuren) ten behoeve van de OER ondersteunt, controles uitvoert en het hele proces via workflows in goede banen leidt.
Heeft u een vraag, interesse in een gesprek of vrijblijvend even kennismaken?
De koffie staat klaar en onze collega’s denken graag met u mee. Bel ons, stuur een e-mail of vul het contactformulier in en we nemen snel contact met u op.
